Ovladavanje Microsoft Excelom postala je ključna vještina za mnoga zanimanja pa tako i za odvjetnike i njihove saradnike. Bilo da se radi o organizovanju podataka o predmetima i kljentima, analizi finansija ili listi obaveza, Excel može značajno da pojednostavi i unapredi rad odvjetnika. Ovdje ćemo prikazat za šta advokati mogu koristiti Excel da bi povećli produktivnost ali i daje to najbolje rješenje za njih.
Organizacija podataka o predmetima
Excel je odličan za organizaciji i upravljanju velikim količinama podataka, pa ga zato i advokati koriste da bi vodili evidenciju o predmetima. Dobro struktuirana tabela sa brojem predmeta, osnovnim podacima, rokovima i naplaćenom vremenu pomoći će da se jednostavno pretraži lista predmeta i brzo nađe potrebna informacija.
Ako još označite kolone i redove jasno i dosljedno, koristite zamrzavanje redova sa nazivima, da bi bili vidljivi i dok se krećete kroz podatke, obojite određene dijelove, naročito statuse predmeta, lako ćete pratiti tok predmeta.
Međutim, Excel se ne snalazi najbolje u radu sa više korisnika, pa praćenje istorije promjena kad više saradnika radi na istim predmetima, uprkos mogućem dodavanju komentara, postaje problem. Takođe, veća količina podataka u malim ćelijama nije laka za pregled, posebno na mobilnim uređajima.
Dodjeljivanje obaveza saradnicima
Jednostavnim dodavanja kolone sa saradnicima, može ubrzati i olakšati proces dodjeljivanja predmeta unutar kancelarije. Excel se može koristiti kao metod za efikasno organizovanje obaveza i izbegavanje dupliranja rada.
Na taj način, kada odvjetnik želi znati ko radi na nekom predmetu, informacije, uključujući imena dodijeljenih suradnika i status posla može dobiti jednostavnom pretragom.
Međutim, kada advokat dodijeli saradnika na predmet, saradnik neće znati za tu obavezu sve dok ga odvjetnik na neki način obavijesti (email, poziv ili lično)
Obaveze i zadaci
Excel može primiti veliki broj informacija vezanih za raspored ročišta, sastanaka, obaveza vezanih za klijente i predmete i praćenje vremena potrošenog na predmete.
Sa svojim moćnim funkcije sortiranja i filtriranja omogućuje jednostavnu pretragu po danima i satima. Na primjer, sortirajte po datumu da vidite slučajeve hronološki. Koristite Excelove filtere da suzite zadatke i obaveze na osnovu specifičnih kriterija. To će vam sigurno pomoći da se fokusirate na nadolazeće obaveze.
Ali unos tih podataka je ručni, a da ne govorimo o nepostojanju upozorenja na nadolazeće obaveze.
Finansijski izvještaji
Advokati često koriste Excel za sumiranje finansijskih izvještaja. Takođe, tabele u Excelu su dobar način za čuvanje svih računa, ulaza i izlaza novca itd. Kad još iskoriste napredne grafikone, finansijski izvještaji se mogu relativno brzo napraviti a da izgledaju profesionalno.
Glavni problem kod ovakvog unosa podataka je ljudski faktor. Pogrešno unesena cifra ili podatak pogrešno prekopiran iz druge tabele može prikazati potpuno pogrešne rezultate u izvještaju.
Zaključak
Excel je nezamjenjiv alat za advokate koji žele poboljšati svoju produktivnost i pojednostaviti svoje radne procese, naročito u početku svog rada, kada je broj klijenata i predmeta dosta manji. Korištenjem Excelovih funkcija može se uštedjeti vrijeme, poboljšati tačnost podataka i na kraju doprinijeti efikasnijem upravljanju kancelarijom. Dakle, dovoljno je da uložite malo vremena u savladavanje Excel-a i on će postati vaš pouzdani saveznik.
Dok Excel nudi vrijedne funkcionalnosti za upravljanje podacima i njihovu analizu, softver dizajniran posebno za pravnike može pružiti još sveobuhvatnija i prilagođena rješenja. Ovi softverski paketi su posebno napravljeni da odgovore na jedinstvene potrebe i izazove advokata, nudeći funkcije koje prevazilaze ono što Excel može pružiti. Na primjer, softver za odvjetnike često uključuje mogućnosti upravljanja dokumentima, alate za upravljanje predmetima, funkcije praćenja vremena i naplate, integraciju s drugim sistemima (email, podaci direktno iz suda itd.) i bazama podataka. Ovi specijalizovani alati ne samo da pojednostavljuju rad advokata, već i osiguravaju usklađenost sa propisima i zahtjevima specifičnim za industriju. Oni takođe nude poboljšane sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih informacija o klijentima, kao što su šifriranje i kontrola pristupa. Korištenjem specijalizovanog softvera, odvjetnici mogu optimizovati upravljanje svojom kancelarijom, poboljšati saradnju sa saradnicima i povećati ukupnu efikasnost u pružanju pravnih usluga.