Kako advokatske firme rastu, organizacija i upravljanje moraju pratiti tehnološke trendove, kao što su online aplikacije ili aplikacije u oblaku.
Takve aplikacije su usvojile mnoge industrije, posebno u posljednjih nekoliko godina, jer je fleksibilnost postala norma. Od upravljanja dokumentima do pristupa podacima sa udaljenih lokacija, online aplikacije advokatskim firmama omogućava da drže korak sa potrebama svojih klijenata.
Šta su online aplikacije?
Jednostavno rečeno, online aplikacije nude korisnicima korištenja aplikacija, odnosno, servera, skladištenja podataka, umrežavanja, softvera, baza podataka, itd. – preko Interneta. Online aplikacije su dostupne sa bilo kojeg uređaja koji podržava internetsku vezu.
Prednosti su mnoge, ali ovdje ćemo nabrojati 7 prednosti korištenja online aplikacija:
1. Sigurnost
Online aplikacije povećava sigurnost podataka i uređaja, jer nude mogućnosti redovnih kopija koje se mogu praviti svakih nekoliko minuta, što pruža veliku sigurnost jer se svi podaci mogu povratiti iz sigurnosne kopije i oporavak u slučaju katastrofe se može izvršiti u nekoliko sekundi.
Događaji koji dovode do gubitka podataka na računaru koji se nalazi u vašoj kancelariji:
- Sistemske greške
- Kvarovi hardvera
- Prekidi struje
- Prirodne katastrofe
- Sajber napadi
Takođe, informacije vaših klijenata moraju biti sigurne i dostupne samo korisniku koji ih i dodaje. Legalistik šifrira podatke pomoću Advanced Encryption Standarda, koristeći 256-bitne ključeve (AES-256). Ovaj nivo enkripcije odobren je od strane mnogih standarda usklađenosti s propisima kao što su PCI-DSS, GDPR, FedRAMP, FIPS 140-2, ISO/IEC 18033-3 i SOC 1, 2 i 3. AES je jedina odobrena javno dostupna šifra od strane američke Agencije za nacionalnu sigurnost.
2. Pristupačnost sa svih lokacija i uređaja
Rad od kuće je postao sve češći i više nije neobično da se obaveze izvšavaju van kancelarije. Dosadašnja praksa pristupa podacima unutar kancelarije putem virtuelne privatne mreže (VPN) konekcije, komplikovala je pristup podacima.
Udaljeni pristup aplikaciji mnogo je lakši ako je ona online, odnosno u oblaku. Svi, kojima je omogućen pristup, mogu jednostavno zajednički raditi na predmetima i zadacima.
Online aplikacija omogućava da advokatske kancelarije smještaju sve podatke u oblaku i da im mogu pristupiti 24/7/365.
3. Olakšana saradnja među saradnicima
Legalistik aplikacija omogućavaj korisnicima da unose nove podatke i vrše izmjene u realnom vremenu i sinkronizuju ove promjene sa svim odabranim saradnicima, što osigurava da svi koriste iste informacije i dokumente.
Online aplikacije pomažu advokatima da iskoriste mogućnost dijeljenja dokumenata i pristupa dokumentima sa različitih lokacija.
4. Dodavanje novih alata i funkcionalnosti
Rješenja koja su instalirana samo na računaru u kancelariji, zahtijevaju ručno ažuriranje softvera i održavanje, što može dovesti do dužeg zastoja sistema. Ovo dovodi do gubitka vremena i pada produktivnost za vrijeme ažuriranja aplikacije. To takođe dovodi do finansijskih troškova, jer morate platiti svako ažuriranje.
S druge strane, online rješenja bazirana na oblaku neprestano ažuriraju softver i većina ažuriranja se dešava automatski, bez dodatnih troškova ili izgubljenog vremena. Na taj način se performanse i funkcionalnost vašeg sistema neprestano poboljšavaju bez muke!
5. Pristup dokumentima
Online aplikacije snimaju dokumente na lokacijama u oblaku tako da su uvijek dostupni ovlaštenim saradnicima. To radnim kolegama ili klijentima olakšava pregled najnovije verzije dokumenta.
Snimanje podataka u oblaku smanjuje prostor potreban u advokatskoj kancelariji za čuvanje papirnih kopija dokumenata i materijala. Ovo smanjuje troškove skupih opcija fizičkog skladištenja.
6. Niži troškovi održavanja
Lokalna softverska rješenja imaju veći broj troškova – instalaciju, održavanje, tim zadužen za izvršavanje na terenu. Kada je vaš softver za upravljanje kancelarijom instaliran lokalno, potrebne su vam virtuelne privatne mreže (VPN) da biste omogućili pristup osnovnim podacima i dokumentima.
Uz softver zasnovan na oblaku, advokati mogu bezbjedno pristupiti informacijama i sarađivati na predmetima sa bilo kog mjesta – nije potreban VPN, samo internet konekcija i računar. Tu je i mobilna aplikacija, tako da advokati mogu provjeriti ili dodati potrebne detalje u pokretu.
Ulaganje u aplikacije u oblaku prebacuje svo održavanje informacionog sistema kanecelarije IT profesionalcima. Na taj način ne morate plaćati skupe naknade za održavanje, sve je pokriveno niskom mjesečnom naknadom za uslugu koju plaćate za pristup sistemu zasnovanom na oblaku.
7. Skalabilnost
Advokatska kancelarija će rasti i ravijati se, ali taj rast može biti problem ako se oslanjate samo na lokalna rješenja. Instaliranje ili proširivanje servera i ostale opreme, kao i dodavanje i obuka novih korisnika i saradnika može da uzme nepotrebno dugo vremena.
Sa online sistemima zasnovanim na oblaku, aplikacije se jednostavno proširuju za nove korisnike. Plaćate pretplatu na osnovu veličine vaše kompanije, a aplikacija se jednostavno prilagođava kako vaš broj raste.
Na taj način, rast firme i obima posla, ne mora dovesti do problema sa proširenjem aplikacije.
Zaključak
Shvatamo, nove stvari su stresne na početku, dok se ne uvide sve prednosti. Tako je i sa online aplikacijama u oblaku, koje su u stvari vrlo jednostavne i omogućavaju advokatskim kancelarijama unapređenje poslovnih procesa za dio cijene lokalno instaliranih rješenja.
Ako vam se sviđaju prednosti online aplikacija, provjerite šta vam sve Legalistik aplikacija pruža.