Mora se priznati da je mnogo različitih aspekata uključeno u vođenje efikasne advokatske kancelarije. Ovo zahtijeva dobru administraciju i organizaciju jer se svi koji su uključeni, od advokata i saradnika pa do pomoćnog osoblja, svaki dan suočavaju s različitim izazovima dok pokušavaju da unaprijede rad kancelarije.
To se naročito odnosi na manje advokatske kancelarije sa manje zaposlenih i resursa, koje nakon nekog vremena teško održavaju efikasan i kvalitetan nivo organizacije.
Od dodavanja novih klijenata, preko praćenja predmeta pa sve do izrade složenih ugovora i pravnih dokumenata, samo su neki od organizacijskih i administrativnih zadataka koji se ponavljaju svaki dan.
Da bi smanjili vrijeme koje treba posvetiti organizovanju važnih informacija, a istovremeno smanjili stres na radnom mjestu i pojednostavil tok posla, postoje softverska rješenja koja pružaju svu neophodnu podršku.
Ovdje ćemo nabrojati neke predosti korištenja softverskih alata u advokatskim kancelarijama:
Organizacija
Mnoge advokatske kancelarije zahtijevaju bolju organizaciju i nisu zadovoljne ograničenjima sistema sastavljenog od gomile Excel tabela i dokumenata razbacanih po računaru. Da ne govorimo o papirima na policama i radnim stolovima.
Bez obzira kolika je advokatska kancelarija, implementacija softverskog sistema za upravljanje i organizaciju , kao što je Legalistik, može donijeti samo benefite
Legalistik je dizajniran tako da sve što vam je potrebno za obavljanje posla drži na jednoj lokaciji, tako da svi u vašem timu mogu lako pristupiti svim informacijama. Centralni dio svakog softvera za upravljanje advokatskim kancelarijama su predmeti. Sve što je u vezi sa slučajem može se pronaći u evidenciji predmeta unutar Legalistika. Ovo uključuje kontakt informacije svih zainteresovanih strana, dokumente, termine i obaveze u kalendaru, prepisku putem e-pošte, bilješke i informacije o naplati.
Sa svime na jednom mjestu, zaposleni znaju gdje tražiti informacije u vezi sa predmetima bez potrebe da kontaktiraju druge da pošalje potrebne dokumente i informacije.
Automatizacija
Mnogo je zadataka koji se ponavljaju u advokatskim kancelarijama i niti jedan iskusni advokat ne želi da troši vrijeme na unos podataka. Bilo da se radi o kreiranju dokumenata, praćenje izvršenja obaveza ili komunikaciju sa saradnicima i klijentima, automatizacija dolazi implementacijom softvera za upravljanje procesima.
A kad se ne troši vrijeme na poslove koji se ponavljaju, advokati mogu posvetiti svoje vrijeme i energiju na zadatke koji će dovesti do bržeg zaključivanja predmeta.
Bolja saradnja među saradnicima
Unutar aplikacije za vođenje advokatskih kancelarija, kao što je Legalistik, možete dijeliti informacije između saradnika na jednostavan način. Date priviliegije omogućavaju dodjeljivanje zadataka drugim saradnicima i obavještenja kada se zadatak završi.
Dokumenti vezani za predmet su dostupni svim odobranim saradnicima u svakom trenutku tako da možete komunicirati bez slanja e-pošte, pozivanja ili ustajanja sa svog stola.
Pristup sa bilo koje lokacije ili uređaja
Ovo je jedna od najvećih prednosti koje ćete dobiti ako vaša firma odabere aplikaciju za upravljanje advokatskom kancelarijom zasnovanu na oblaku.
Više nije praktično biti vezan za jedan sto ili radni prostor. Sa aplikacijama u oblaku kao što je Legalistik, možete pristupiti podacima vaše kancelarije putem weba ili iz aplikacije na vašem iOS ili Android uređaju.
Dakle, sve dok imate internet, imate pristup informacijama o vašim klijentima.
Zadovoljniji klijenti
Klijenti sve više zahtjevaju brži i jednostavniji pristup podacima o njihovim predmetima. Kada koristite aplikaciju za advokatske kancelarije zasnovanu na oblaku, možete omogućiti pristupit neophodnim informacijama vašim klijentima.
Bilo da su kod kuće, u kancelariji ili putuju, imaće pristup svemu što vam im potrebno pritiskom na dugme.
Bolje praćenje utrošenog vremena
Bitan element rada svake advokatske kancelarije je praćenje vremena provedenog na predmetu i obavezama, kao dobar način za praćenje produktivnosti. Tako se može znati na kojim stvarima saradnici provode najviše vremena i na koji način se može poboljšati efikasnost. Dodjeljivanjem obaveza saradnicima, lako je pratiti promjene njihovog statusa i da li je obaveza završena u datom terminu.
Lakše uključivanje novozaposlenih
Koliko god se činilo trivijalnim, ali jedna od najtežih stvari kod uvođenja novih zaposlenih u njihove obaveze, je njihova obuka i prebacivanje obaveza sa drugih saradnika. Uz dobru organizovanost predmeta, centralizaciju podataka i njihovu povezanost, pojednostavljuje se dodjeljivanje privilegija i dodjeljivanje obaveza za novozaposlene saradnike.
Zaključak
Kada govorimo o pravnim stvarima, produktivnost je sve. Koliko će biti zadovoljni klijenti, zavisi od toga koliko posla se može uraditi u najkraće moguće vrijeme. Ako se pri tome želi povećati kvalitet usluga, neophodna je digitalizacija procesa rada i korištenje aplikacije u oblaku. Sve to mora biti praćeno jednostavnim korištenjem sa kratkim vremenom obuke.