Kao i većina advokata, vjerovatno imate tonu papirnih dosijea u vašoj kancelariji koji vam zauzimaju prostor. Vjerovatno vam je poznata poslovica “Smanji troškove da bi povećao profit” a smanjivanje upotrebe papira jedan je od načina za smanjenje troškova. Međutim, digitalizacija dokumenata ne samo da vam može uštedjeti novac, već i vrijeme i prostor, a da ne spominjemo koliko saradnicima olakšava pronalaženje informacija koje su im potrebne. Dakle, pogledajmo kako to možemo postići.
Koji su razlozi za smanjenje upotrebe papira?
Da budemo iskreni, početi izbacivati papir iz upotrebe nije lako. Ali se trud definitivno isplati a benefiti na kraju su mnogostruki. Navešćemo samo neke razloge zbog kojih bi trebali krenuti sa procesom:
- Ušteda novca na troškovima štampanja i opremi za držanje materijala (registratori, dosijei, fascikle, koverte, toneri i druge potrepštine koje se koriste pri rukovanju papirnim dokumentima). Statistika govori da gotovo polovica listova papira koji se odštampaju u toku dana završi u smeću do kraja tog istog dana.
- Ušteda vremena koje trošite na zadatke kao što su pronalaženje dokumenata ili pregledavanje registratora u ormarima za predmete koje je potrebno ažurirati.
- Ušteda prostora nastaje kad izbacite nepotrebnu papirologiju.
- Unapređivanje komunikacije među saradnicima i njihove produktivnosti. Bilo da se radi sa udaljene lokacije, ili od kuće, dostupnost podataka u digitalnom oblik mnogo je jednostavnija od odlaska u kancelariju po svaki dokument koji vam nedostaje. Takođe, mogućnost da više saradnika raspolaže i radi na istom dokumentu u isto vrijeme još više olakšava kolaboraciju na predmetima.
- Povećana sigurnost – statistika govori da 60% curenja podataka uključuje papir. Papir može biti pogrešno označen, izgubljen, bačen, ukraden, izmjenjen, poslan na pogrešnu adresu ili izgubljen zbog prirodnih nepogoda.
- Čuvanje okoline – manje papira znači manje posječenog drveća, manje hemikalija i manje smeća i zagađenja.
Gdje možemo smanjiti upotrebu papira?
Digitalizovati se može gotovo sve, a to su:
- Dokumenti
- Forme
- Ugovori
- Pisma
- Bilješke
- Fakture
- E-mail poruke
Kada treba da počnete sa smanjivanjem upotrebe papira?
- Ako imate više od jednog saradnika,
- Ako je broj predmeta kojima upravljate prešao 20,
- Ako želite da uštedite novac,
- Ako želite da uštedite vrijeme,
- Ako želite da uštedite prostor,
- Ako želite da budete efikasniji i ekološki prihvatljiviji
Kako početi sa procesom digitalizacije?
- Napravite plan prelaska – prelazak nije ni lak ni brz, zato krenite sa biranjem dokumenata koji će se prvi digitalizovati kad krenete u proces. Planiranje će smanjiti broj potencijalnih problema.
- Izaberite aplikaciju za upravljanje dokumentima – aplikacije kao što su Legalistik mogu da skladište i upravljaju dokumentima ali i da ih vežu za predmete i klijente.
- Pripremite saradnike – učestvovanje cijelog tima je krucijalno u procesu digitalizacije. Obuka i edukacija su neophodni, kao i period prilagođavanja na nove procedure, za sve saradnike.
- Napravite nove procese rada – jasan i pregledan proces rada i dostupna uputstva za korištenje, olakšaće prelazak i smanjiti sve sumnje u način rada.
- Redovno pravite rezervne kopije – izrada kopija podataka je esencijalna za sigurnost digitalnih dokumenata. Korištenjem seta alata za advokate sa automatskom izradom rezervnih kopija, nekoliko puta na dan, o tome ne morate da razmišljate.
Kako da skenirate dokumente u svoj računarski sistem?
Dokumenti se mogu lako skenirati koristeći skener ali čak i telefon. Korištenjem telefona i odgovarajuće aplikacije za upravljanje advokatskim kancelarijama, kao što je Legalistik omogućavaju vam da pretvorite slike u PDF dokumente i da ih pošaljete direktno na vaš server za dokumente i povežete sa predmetom koji izaberete. Prednost korištenja aplikacije na pametnom telefonu ili tabletu je to što možete slikati bilo gdje bez potrebe da sa sobom nosite dodatnu opremu i da dokument povežete sa predmetom i klijentom za nekoliko sekundi.
Kako motivisati advokate i saradnike da smanje korištenje papira?
- Edukacijom
- Korištenjem sistema koji je lak za upotrebu,
- Upotrebom aplikacija koje su sigurne za upotrebu,
- Olakšavajem rada korišćenjem uvijek dostupnih mobilnih uređaja,
- Korištenjem aplikacije koja se može prilagoditi potrebama advokata i kancelarije
Zaključak
Činjenica je da će papir još neko vrijeme ostati u upotrebi, ali budućnost je već stigla i Vaša advokatska kancelarija može uštedjeti i novac i vrijeme tako što će smanjiti upotrebu papira. Krenite sa procesom i spoznajte sve prednosti digitalne budućnosti već sad uz pomoć Legalistik alata.
