Lokalno instalirani softver je bio standard za unos i čuvanje podataka kod advokata i unutar pravnih službi. Međutim, firme se okreću novim softverskim rešenjima kako bi sigurno čuvale svoje podatke i dokumente.
Šta je proces migracije podataka?
Migracija podataka je proces prenosa vaših podataka iz trenutnog softverskog rešenja na novo. Možda prelazite sa lokalno instaliranog softvera na softver u oblaku ili jednostavno menjate rešenje u oblaku. Migracija podataka za advokatske kancelarije može uključivati kombinaciju kontakata, predmeta, kalendara, zadataka, dokumenata i ostalog.
Koji je vremenski okvir za migraciju podataka?
To naravno zavisi od složenosti i količine podataka ali ako ne postoje komplikacije, dobar okvirni vremenski period za migraciju podataka je od jedne do dve nedelje od početka do završetka.
Postoje li problemi prilikom migracije podataka u oblak?
Može biti izazovno migrirati godine, pa čak i decenije vrijednih podataka na novu platformu. Proces može oduzeti vreme i uključuje obuku. Osim toga, mnoge firme strahuju za sigurnost svojih dragocenih podataka.
Ali ono što trebate znati je da je prelazak na softver u oblaku potreban i za sigurnost i za efikasnost.
Briga oko sigurnosti
Mnogi se plaše da će migracija na softver u oblaku povećati mogućnost internet napada. Međutim, oblak je gotovo uvijek sigurnija opcija (više o tome ispod).
Izbor pouzdanog softvera od suštinskog je značaja za advokate i pravne službe. Prilikom izbora aplikacije bazirane u oblaku, potražite siguran softver, kao što je Legalistik koji:
- Ima svoj tim za sigurnost
- Poštuje zakone o privatnosti i zaštiti podataka
- Izvodi automatske izrade sigurnosnih kopija provjere sigurnosti
- Omogućuje maksimalnu dostupnost usluge
- Enkriptuju podatke tokom prenosa i tokom skladištenja
- Nudi podršku i preporuke trenutnih korisnika
Gubitak podataka
Gubitak nekih, ili još gore, svih podataka, jedan je od najgorih scenarija s kojima se advokatska kancelarija može suočiti. Dobra vijest je da vam stručnjaci mogu pomoći u glatkoj migraciji.
Za dodatni mir, pobrinite se da imate rezervnu kopiju podataka prije bilo kakve migracije. Idealno bi bilo da na početku migracije, obe verzije softvera funkcionišu sa podacima vaše kancelarije. Vaši podaci treba da se nalaze i na vašem starom i novom softveru par dana, kako biste se osigurali da se sve prebacilo na novi softver bez problema, pre nego što se arhiviraju podaci na starom.
Prelazak na novi sistem
Otpor prema novim i naprednijim načinima rada je prirodan. Potrebno je i vreme i trud da biste se obučili radu na novom softveru, a advokati su često i više nego zauzeti svojim svakodnevnim poslovima. Kad tu dodamo opterećene saradnike, stvar postaje još teža.
Ali, postojeći način rada možda i jeste razlog zbog kojeg se nema “vremena” naučiti nešto novo. Ulaganje vremena na početku u efikasniji sistem može značiti manje vremena provedenog na obimnim poslovima ili neočekivanim problemima u budućnosti.
Da biste ubrzali prelazak na novi sistem, pobrinite se da izaberete softver sa edukovanim timom ljudi i dovoljnom količinom uputstava i video materijala, kao podršku tokom tranzicije a i kasnije.
Ušteda troškova
Najbolja motivacija za implementaciju nečeg novog je ako štedi vrijeme ili generiše novac. Migracija na softver za upravljanje advokatskom kancelarijom baziran u oblaku definitivno radi i jedno i drugo.
Lokalno instalirani softver može se činiti povoljnim uz jednokratnu naknadu ali troškovi održavanja se vremenom gomilaju. Angažovanje IT podrške, zamjena ili nadogradnja servera, troškovi održavanja i troškovi električne energije, sve se to dodatno naplaćuje. Da ne govorimo o zastarjelosti softvera i njegove spore adaptacije na promjene i unapređenja.
Softver baziran u oblaku vam nudi IT podršku i ažuriranja softvera direktno unutar vašeg web pretraživača, a to često dolazi uz nisku mjesečnu ili godišnju pretplatu.
Osim toga, softver baziran u oblaku čini vašu firmu efikasnijom – štedi vam vrijeme na svim poljima i ubrzava radne procese unutar kancelarije.
Pristupačnost i pokretljivost
Sa porastom hibridnog rada u advokatskim kancelarijama, važno je implementirati rešenja koja su produktivna i mobilna. Softvera baziran u oblaku za vašu kancelariju znači da možete raditi gotovo sa bilo kog mesta – bilo da je to vaš izbor ili nužnost.
Sigurnost
Opšta zabluda je da su lokalni serveri i računari sigurniji od opcija baziranih u oblaku. Uz to, pravni softver baziran u oblaku dodatno ulaže u internet sigurnost, često više nego što bi bilo koja pojedinačna firma bila u mogućnosti, čineći oblak najsigurnijom opcijom.
Softver kao što je Legalistik takođe ima timove i tehnologiju posvećenu tome da softver bude siguran u svakom trenutku. Čak možete kontrolisati ko ima pristup različitim informacijama unutar vaše sopstvene kancelarije, kako biste umanjili rizik od internog narušavanja sigurnosti.
Sigurnost je najviši prioritet za advokate, advokatske kancelarije i softver kojeg izaberete treba redovno preduzimati korake kako biste osigurali sigurnost vaših podataka, ali takođe postoje i najbolje prakse koje možete pratiti radi dodatne zaštite.
- Redovno pravite rezervne kopije svojih podataka kako biste se osigurali da u slučaju tehničkih problema, internet napada ili drugih vanrednih situacija, možete brzo obnoviti vaše podatke.
- Redovno ažurirajte svoje šifre kako biste minimizirali rizik od neovlašćenog pristupa.
- Educirajte svoj tim o internet sigurnosti i načinima prepoznavanja potencijalno opasnih e-mailova i web sajtova.
Obnova nakon gubitka podataka
Nijedan sigurnosni softver ne može garantovati zaštitu od katastrofe, zbog čega svaka firma treba imati plan za obnovu nakon gubitka podataka. Bilo šta, od prolivene kafe do ozbiljnog požara, može dovesti do toga da vaši računari- i svi fajlovi na njima – postanu nepristupačni.
Međutim, za razliku od lokalnih servera, softver baziran u oblaku ne vezuje vaše podatke za jedan uređaj. Čuvanje vaših predmeta, dokumenata, kontakata i drugih podataka u oblaku znači da možete povratiti podatke iz sigurnosne kopije i pristupiti svojim podacima ponovo za nekoliko minuta.
Saradnja i komunikacija
Poboljšajte saradnju u vašoj kancelariji tako što ćete čuvati dokumente u oblaku. Bićete u mogućnosti brzo dijeliti dokumente i sinhronizovano ih pregledavati sa drugim saradnicima.
Vaš tim i klijenti takođe će imati koristi od poboljšane komunikacije. Pristupanje vašim fajlovima bilo kad i bilo gde znači upravljanje informacijama u trenutku u kojem su potrebne. Nema više odlazaka u kancelariju da biste se povezali sa aplikacijom ili pokušavali da se povežete putem virtuelne privatne mreže (VPN). Softver baziran u oblaku omogućava vam sigurno povezivanje gde god imate pristup internetu.
Planirajte svoju migraciju
Pre nego što započnete migraciju, treba da se posavetujete sa stručnjacima kako biste napravili plan migracije podataka.
Legalistik ima tim za migraciju podataka koji će vam pomoći:
- Koje podatke možete izvesti iz vaše trenutne baze i uvesti u novu
- Sve ograničenja i/ili rešenja za nestandardne podatke
- Potrebno vrijeme za migraciju podataka
- Šta možete očekivati nakon što su vaši podaci migrirani
Takođe, pobrinite se da su vaši podaci ažurirani, i bez duplikata. Svi kontakt podaci trebaju biti u odgovarajućim kolonama (tj. nema telefonskih brojeva u polju za e-mail), predmeti bi trebalo da budu popunjeni opisom i dodeljenim klijentom, a kolone bi trebalo da budu pravilno usklađene. U svemu tome vam može pomoći tim za migraciju Legalistik aplikacije.
Zaključak
Prelazak na softver baziran u oblaku može doneti mnogo prednosti za advokatske kancelarije, uključujući bolju sigurnost, pristupačnost i uštedu troškova. Iako proces migracije podataka može izgledati zastrašujuće, uz dobar plan, podršku tima za migraciju izabrane aplikacije i pažljivu pripremu, možete glatko preći na novu platformu. Uz pravilno obučene saradnike vaša kancelarija će imati osnovu za uspešno korišćenje oblaka za efikasnije i bezbjednije pružanje pravnih usluga.
Za bilo kakve informacije o Legalistik aplikaciji i migraciji podataka, slobodno nas kontaktirajte na [email protected]
